Evantiassa viime vuonna toteutetun työyhteisökyselyn vastauksissa nousi tarve saada palautetta omasta työstä. Tulkkausalalla ja asiakaspalvelutyössä kun ollaan, tulee ensimmäiseksi mieleen tulkkauksen analysointi ja asiakaspalautteen kerääminen. Ne ovat ehdottoman tärkeitä työssä kehittymisen välineitä, mutta evantialaiset ovat toivoneet palautetta myös työyhteisötaidoista, kollegana toimimisesta ja sosiaalisista taidoista. Nämä teemat laittoivat meidät pohtimaan miten palautteen kulttuuria voisi rakentaa koko työyhteisölle, miten madaltaa palautteen antamisen kynnystä ja tarjota ”kättä pidempää” palautteen antamiseen. Blogin lopussa on luvassa konkretiaa mutta ensin muutama sana palautteesta.
Palaute on arjessa
Olen huomannut, että palautteen pohdinta on kuin vaivihkaa hiipinyt osaksi arkeani. Olen viljellyt palautetta enemmän kollegan kanssa kohtaamisissa, pari- ja tiimityöskentelyssä ja yhteistyössä ylipäätään. Pienet huomiot ja huomioimiset ovat entistä luontevampi osa työtäni, johon olennaisesti kuuluu vuorovaikutus ja muiden kanssa toiminen.
Aikoinaan ajattelin, että palaute on vain esihenkilön (tai vielä siihen aikaan; esimiehen) vastuulla mutta sehän on ihan hölmö ajatus! Jotta pystyisin esihenkilönä antamaan palautetta kaikille työntekijöille, en muuta ehtisi tehdäkään. Ja minä saisin siinä tapauksessa palautetta vain omalta esihenkilöltäni enkä keneltäkään muulta. Palaute ei ole vain johtamista, se on ennen kaikkea viestintää. Kun palaute erotetaan johtamisesta, se vapautetaan virtaamaan esteettä alhaalta ylös, ylhäältä alas ja sivusuuntaan tiimien välillä ja työkaverilta työkaverille, myös työntekijöiltä johdolle. Työyhteisön jokainen jäsen tarvitsee palautetta kehittyäkseen. Ja me esihenkilöt tarvitsemme palautetta erityisesti työntekijöiltä, heitä varten kun olemme.
Mitä palaute on?
Palaute koostuu kirjallisuuden mukaan yksinkertaisuudessaan kahdesta osasta; palautteen antajan omasta havainnosta ja sen vaikutuksesta. Palautteen antajan lähtökohtina tulisi olla vilpitön halua auttaa palautteen vastaanottajaa kehittymään sekä ilmaista omia tunteita ja ajatuksia. On myös hyvä muistaa, että palaute on palaute ja ohje on ohje. Palaute sisältää havainnon, kun taas ohje sisältää kehotuksen tai käskyn.
Työyhteisöissä palaute on usein spontaania, hetkessä annettavaa ja tilanteen mukaista vuorovaikutusta. Tällöin se on hyödyllistä ja vapauttavaa ja auttaa jokaista kehittymään. Palautetutkimuksessa on todettu, että kannustavan ja korjaavan palautteen suhde olisi hyvä olla 5:1. Tämän voi ottaa heti käyttöön; kerro tänään viisi, pientä mukavaa asiaa ihmiselle, jonka kanssa työskentelet koko päivän. Kerro mukavat asiat nimenomaan heidän työtehtävästään. Puhu totta, se on helppoa. Kerro myös jokaisen palautteen kohdalla miksi olet ilahtunut tai tyytyväinen, miten kollegasi työ auttoi sinua. Me ihmiset teemme työmme pääsääntöisesti hyvin ja onnistumme siinä, siksi kannustavan palautteen antaminen on helppoa. Joskus sana kiitos riittää, se kertoo, että toisen tekeminen auttoi tai aiheutti mielihyvää.
Rohkeasti vaan!
Olemme varmasti jokainen joskus epäilleet osaammeko antaa palautetta tai olleet huolissamme, että toinen loukkaantuu… Huoli pois! Aloita kuvaamalla havaintosi. Kerro mitä kollega teki, missä ja milloin. Kuvaile havainto tarkasti, ole täsmällinen, pelkistä. Kuvaa käytöstä mahdollisimman neutraalisti ja puolueettomasti. Vältä olla-verbiä, sillä silloin on todennäköistä, että havaintoon liittyy tulkintaa tai yleistämistä.
Itselleni iso ahaa-elämys oli erottaa palaute eli havainnot ja omien tunteiden kuvaus ohjeista, vinkeistä ja neuvoista. Palautteen vastaanottaja kyllä kertoo, mikäli hän niitä palautteen lisäksi toivoo. Ja palautteen antajan kannattaa kysyä haluaako palautteen saaja niitä kuulla. Näin palautteen annosta ja sen laajentamisesta neuvoihin on yhteisesti sovittu. Palautteesta sopimisen tarkoitus on vapauttaa, ei kahlita. Sopiminen on kuin lupa, tällöin ei tarvitse arastella sen antamista.
Palautetta työyhteisötaidoista
Toteutimme lomakkeen tukemaan työyhteisössä toimimisesta annettavaa palautetta. Minä työyhteisössä-lomakkeen avulla palautetta voidaan antaa kollegalle, esihenkilölle ja työntekijälle. Lomakkeessa on listattu työyhteisötaitoja, joiden perusteella palautteen antaja voi kertoa miten kyseinen asia toteutuu, pitääkö asiaan kiinnittää huomiota vai onko työkaveri taidoissaan jo aivan huippu. Jokaisen väittämän kohdalla on myös vapaa kommentti-kenttä, johon voi halutessaan tarkentaa palautetta. Lomakkeen lopussa on lisäksi mahdollisuus kertoa kollegan erityisistä vahvuuksista, positiivisista puolista sekä antaa hänelle vinkkejä työyhteisössä toimimiseen. Voit käyttää lomaketta suullisesti annettavan palautteen tukena tai voit täyttää lomakkeen osittain/kokonaan. Lomake on kaikkien hyödynnettävissä, löydät pdf-muotoisen lomakkeen Minä työyhteisössä PDF ja sähköisesti täytettävän word-tiedoston Minä työyhteisössä DOCX.
Ollaan palauteherkkiä! Pidetään silmät sekä korvat auki ja tehdään havaintoja. Kun seuraamme valppaasti mitä ympärillämme tapahtuu, näemme koko ajan syitä antaa kannustavaa palautetta. Näemme myös virheitä ja tapoja, joita kummastelemme. Kun niihin ottaa avoimin mielin kantaa, ne tehdään näkyviksi ja voimme auttaa työkaveria. Ja muistetaan: hiljaisuus on huono palaute.
Palautteen pohdinnassa kirjoittaja on käyttänyt lähteenä Risto Ahosen ja Sirke Lohtaja-Ahosen kirjaa Palaute kuuluu kaikille (Kopijyvä Oy 2011)
Inga resultat hittades
Kirjoittaja työskentelee Evantiassa palvelupäällikkönä
