Turvallisella tietojen käsittelyllä suojataan tietoja ja palveluja väärinkäytöksiltä sekä vahingoilta. Tiedonhallinta, tietosuoja ja tietoturva muodostavat kiinteän kokonaisuuden, jolla varmistetaan tiedon oikeanlainen käsittely, suojaaminen ja vastuullinen hyödyntäminen. Tämä kokonaisuus on merkittävä osa organisaation kokonaisriskienhallintaa. Miten tietosuojasta huolehditaan Evantiassa? Avataan aluksi muutamia olennaisia termejä tietosuojaan liittyen.
Keskeisiä termejä
Henkilötieto on tieto, jonka avulla henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka niitä työssään tarvitsevat. Rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jonka henkilötietoja käsitellään.
Tietosuoja tarkoittaa henkilötietojen lainmukaista ja asianmukaista käsittelyä sekä rekisteröidyn oikeuksien suojaamista. Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa ja pyytää virheellisten, vanhentuneiden tai tarpeettomien tietojen korjaamista tai poistamista.
Tietoturva suojaa tietoja ja tietojärjestelmiä luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja hävittämiseltä teknisten ratkaisujen sekä turvallisten toimintatapojen avulla.
Tiedonhallinta tarkoittaa tiedon keräämistä, tallentamista, käsittelyä, jakamista ja säilyttämistä siten, että oikea tieto on saatavilla oikeaan aikaan koko sen elinkaaren ajan. Tiedon elinkaari kuvaa tiedon syntymistä, käyttöä, muuttumista sekä lopullista arkistointia tai poistamista.
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava on organisaation tietosuoja-asiantuntija, joka varmistaa tietosuojalainsäädännön noudattamisen, henkilöstön osaamisen sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen. Hän tukee henkilöstön kouluttautumista ja osallistuu riskienhallintaan, viranomaisyhteistyöhön, sekä tietosuoja- ja turvaloukkausten käsittelyyn. Evantia Oy:ssä tietosuojavastaava on nimetty vapaaehtoisesti, vaikka EU:n tietosuoja-asetus ei suoraan sitä vaadi. Käsittelemme ja saamme tietoomme henkilötietoja, joten on tärkeää, että tietosuojaukseen liittyvät asiat ovat kunnossa.
Evantian tietosuoja- ja tietoturvatyöryhmään kuuluvat tietosuojavastaava, palvelupäällikkö ja omistajamme Honkalampi-konsernin tietoturvasta vastaava ICT-asiantuntija. Yhteistyömme konsernin muiden yksiköiden tietosuojavastaavan kanssa on tiivistä, koska esimerkiksi yhteinen tietoturvaohje ohjaa koko Honkalampisäätiön henkilökuntaa toimimaan yhteisten periaatteiden mukaisesti. Yhdessä edistämme tietosuojaa ja tietoturvaa!
Evantia vastuullisena toimijana
EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja kansallinen tietosuojalaki velvoittavat organisaatiot osoittamaan sääntöjen mukaisen henkilötietojen käsittelyn. Evantiassa tietosuoja ja -turva näkyy monin tavoin. Ohessa muutamia esimerkkejä:
- Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus asiakkaille ja yhteistyökumppaneille: Evantian verkkosivujen tietosuojaselosteissa kerromme, mitä henkilötietoja kerätään, mihin tarkoitukseen, ketkä tietoja käsittelevät ja miten niitä säilytetään ja siirretään.
- Henkilöstön koulutus: Jokainen Evantialainen suorittaa vuosittain tietosuoja ja tietoturva – koulutuksen, sekä perehtyy konsernimme ajantasaiseen tietoturvaohjeeseemme, jossa määritellään organisaatiomme tietosuojaperiaatteet ja -toimintatavat. Oppimista syvennetään ammattiryhmittäin erillisillä lisäkursseilla. Esimerkiksi opetustyö vaatii erillisen lisäkoulutuskokonaisuuden suorittamisen.
- Varautuminen riskeihin: Evantiassa riskienhallintaa toteutetaan säännöllisillä riskienarvioinneilla, varautumissuunnitelmilla ja tietojärjestelmien vaikutustenarvioinneilla (henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien tunnistus ja toimenpiteet riskien ehkäisemiseksi).
- Tietosuoja- ja tietoturvapoikkeamat: Poikkeamatilanteisiin on määritelty selkeä prosessi, jonka avulla tilanteet arvioidaan, tarvittavat toimenpiteet toteutetaan ja lakisääteiset ilmoitukset tehdään.
- Viestintä: Hyvä hallinto on osa vastuullisuusohjelmaamme, ja siihen kuuluu tietosuojan ja tietoturvan varmistaminen. Vuosittaisella vastuullisuusraportilla viestimme, että henkilötietoja käsitellään organisaatiossamme turvallisesti.
Panostamalla henkilöstön tietosuoja – ja tietoturvaosaamiseen ja selkeisiin toimintaohjeisiin, Evantia Oy:ssä luodaan turvallinen tietotyöskentely-ympäristö, jossa asiakkaan yksityisyyden turvaaminen on luontainen osa toimintaa. Jokainen ymmärtää tietosuojan tärkeyden omassa työssään.
Tietosuoja syntyy arjen teoista – pysähdy ja arvioi!
Tietosuojassa on kyse asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja työntekijöiden tietojen suojaamisesta. Tietoturva rakentuu ennen kaikkea jokaisen valveutuneesta toiminnasta ja kyvystä tunnistaa epäilyttävät tilanteet. Kiire on vahva huijauskeinon muoto, joten suhtaudu varauksella kiireellisiin ja painostaviin yhteydenottoihin.
Päivittäisessä arjessa tapahtuvia tietosuojaa ja tietoturvaa vaarantavia tekoja:
♦ Lähetetään kiireessä sähköposti väärälle vastaanottajalle
♦ Ei lukita näyttöjä tai jätetään dokumentteja pöydälle muiden nähtäviksi
♦ Luodaan helposti muistettavia ja arvattavia salasanoja
♦ Luovutetaan omat käyttäjätunnukset toisen käyttöön
♦ Avataan linkki tai liite tarkistamatta alkuperää
♦ Annetaan puhelussa tai sähköpostissa liian paljon tietoa ilman soittajan tai lähettäjän varmistamista
♦ Keskustellaan työtehtävään liittyvästä asiasta ja ei huomioida, että ulkopuoliset kuulevat keskustelun
Kommunikointi kuuluu kaikille ja jokaisella on oikeus olla suojattu omien tietojensa osalta.
Kirjoittaja on Evantia Oy:n tietosuojavastaava Anu Sivonen
Blogissa on käytetty seuraavia lähteitä:
- Evantia Oy:n tietosuoja- ja tietoturvaohjeet
- GDPR EU:n tietosuoja-asetus
- Honkalampi – konsernin tietoturvaohjeet
- ISO 27001 standardi
- Navisec – koulutuspalvelujen tietosuojan, tietoturvan, kyberturvallisuuden ja tekoälyn vastuullisen käytön koulutukset
- Tietosuojavaltuutetun toimisto
- Traficom Kyberturvallisuuskeskus
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Valtioneuvoston suositus tiedonhallintamallista
Tämän tekstin valmistelussa on käytetty tekoälyavusteista työkalua. Kirjoittaja vastaa tekstin sisällöstä, oikeellisuudesta ja lopullisesta muodosta.
Kommentit