Talousjohtajan työ nähdään vähän mystisenä numeroiden pyörityksenä ja kassan vartiointina. He astuvat yleensä framille silloin kun on tarve kulujen leikkaamiseen tai säästökuureihin eli silloin kun yrityksessä on ongelmia kannattavuuden kanssa. Todellisuudessa talousjohtajan työ on ennakoivaa ja tasapainoista johtamista, joka mahdollistaa yrityksen kasvun ja vakauden myös haastavina aikoina. Talousjohtajan työ on huolehtia terveestä taloudenpidosta.
Terve taloudenpito
Terve taloudenpito on ennen kaikkea ennakointia. Kassassa tulisi olla riittävästi rahaa arjen pyörittämiseen, jotta palkat ja laskut voidaan maksaa ajallaan. Kannattavuutta seurataan säännöllisesti ja tulevaisuuden riskeihin varaudutaan ennakolta. Investointeja tehdään harkiten ja varmistetaan niiden rahoitus.
Kassa on kingi
Ilman rahaa ei ole toimintaa ja konkurssi tulee silloin kun rahat loppuvat. Yritys voi olla voitollinen ja silti ajautua maksuvaikeuksiin. Näin käy esimerkiksi usein startupeille, kun yrityksen kasvu on voimakasta, mutta rahoitusta ei ole riittävästi. Talousjohtaja tietää, että kassavirta kertoo enemmän kuin liikevaihto. Rahavaroja tarvitaan selviytymään ajallisesta erosta tuottaa tuote tai palvelu ja siitä saatavan maksun välillä. Perustamiskulut, palkat ja materiaalit pitää maksaa joskus hyvinkin kauan ennen kuin myynnistä saadaan rahaa. Siksi tarvitaan omistajien sijoitusta yritykseen ja/tai lainan ottoa, jotta tarvittava määrä kassaa on kulujen kattamiseen ennen myyntituloja. Suunnittelulla ja tehokkaalla taloushallinnolla tätä ajallista eroa kulujen ja tuottojen kassavirran välillä pystytään jonkin verran lyhentämään, jolloin kassavaroja ei tarvita niin paljon maksuvalmiuden turvaamiseen.
Kustannuslaskenta ja hinnoittelu riittävän liikevaihdon saamiseksi
Kustannuslaskennassa seurataan miten eri tuotteiden ja palveluiden kustannukset muodostuvat ja riittääkö myynti kattamaan ko. tuotteen tai palvelun kustannukset. Tuotantokustannuksiin täytyy muistaa sisällyttää esimerkiksi tuntipalkan lisäksi muut palkkakulut, mitä työntekijästä muodostuu kuten vuosilomat, sairaslomat ym. ei laskutettavat tunnit. Katetta tulisi myös jäädä riittävästi yleiskustannuksiin, joita ovat esimerkiksi hallinnon, toimitilojen, laitteiden ym. kustannukset. Alallamme on huomioitava myös Kelan kilpailutuksissa määritetty kahden vuoden kiinteä hinta. Jos ei hinnassa ota huomioon toisen vuoden kustannusten nousua, voi tulos toisena sopimusvuotena kääntyä tappiolliseksi. Hinnoittelu on tärkeä toiminto, sillä jos hinta asetetaan liian alas, jolloin tuote tai palvelu ei kata edes omia tuotantokustannuksiaan, niin suurempi myyntivolyymi ei lisää tuotteen tai palvelun kannattavuutta, vaan tuottaa tappiota sitä enemmän mitä enemmän myydään. Kovassa kilpailussa on kiusaus hinnoitella liian pienellä katteella. Silloin kuitenkin vaarantaa oman kannattavuutensa sekä tekee karhunpalveluksen koko alalle, jolloin muiden on seurattava samaa linjaa saadakseen tilauksia ja koko ala näivettyy. Pahimmassa tapauksessa ostaja asettaa kattohinnan kilpailutuksiin saamiensa alakanttiin tarjottujen hintojen perusteella ja tuottajat joutuvat taloudelliseen alamäkeen.
Budjetti on suunnitelma
Yleensä syksyllä aloitetaan seuraavan vuoden suunnittelu laatimalla toimintasuunnitelma. Budjetti on tämän toimintasuunnitelman kuvaus euroissa. Budjetissa arvioidaan mihin rahaa kannattaa käyttää, mitkä investoinnit ovat mahdollisia, kuinka paljon kasvua tavoitellaan ja milloin tarvitaan lisärahoitusta. Budjetti toimii siten raameina ja karttana tulevaisuuden toimintaan. Budjetti voi jo etukäteen varoittaa, että kulut tulevat olemaan suuremmat kuin tulot ja talouden sopeutustoimia tarvitaan. Tällöin päästään hyvissä ajoin tekemään tarvittavia päätöksiä, jotta ne ehtisivät purra ennen kuin ongelma ehtii pahentua. Terveessä taloudenpidossa ennakoidaan toimintaympäristön muutoksia ja toteutetaan tarvittavia toimenpiteitä jo etukäteen, jotta muutoksen tapahtuessa oltaisiin valmiina vastaamaan haasteisiin. Moni päätös vaatii toteutukseen useita kuukausia, jopa vuosia, ja voi näyttäytyä henkilökunnalle ensin käsittämättömänä, kun ei vielä havaita toimintaympäristön muutoksia. Siksi on tärkeää viestiä päätösten perusteet, jotta ymmärrys tulevasta selkenisi.
Kannattavuus syntyy pienistä asioista
Talouden haasteet eivät yleensä synny yhdessä yössä. Useimmiten ne rakentuvat vähitellen monista pienistä tekijöistä. Hinnat eivät ehkä seuraa kustannusten nousua. Työaikaa käytetään tehottomasti. Asiakasprojekteja hinnoitellaan liian optimistisesti. Terveessä taloudenpidossa seurataan tunnuslukuja, mutta niiden lisäksi ymmärretään liiketoiminnan arkea. Jos kannattavuus heikkenee, syy löytyy lähes aina toiminnasta, ei raporteista. Yleinen virhe on löysätä rahankäyttöä, kun taloudessa menee hyvin. Nostetaan palkkoja tai lisätään etuisuuksia, lisätään henkilöstöä hallintoon, ostetaan kaikkea kivaa tai tullaan laiskoiksi kehittämään uutta ja tuudittaudutaan nykytilaan. Unohdetaan, että taloudessa on ylämäkien lisäksi myös alamäkiä ja kaikenlaisia yllätyksiä voi tulla tielle. Terveessä taloudenpidossa muistetaan, että on parempi harkita tarkkaan päätökset lisäkustannusten luomisesta, sillä voi tulla aika, kun joudutaan perumaan nämä päätökset ikävien yt-neuvottelujen kautta.
Kasvu vaatii malttia
Yritykset tavoittelevat kasvua. Kasvun itsessään ei tulisi olla päämäärä, vaan kannattavan kasvun. Jos liikevaihto kasvaa nopeasti mutta samalla kassavirta heikkenee, velka lisääntyy ja organisaatio kuormittuu, voi kasvu muuttua riskiksi. Yrityksen tulisikin kasvaa hallitusti ja varmistaa, että henkilöstö, prosessit ja rahoitus pysyvät kasvun mukana.
Talous kuuluu kaikille
Talous ei ole vain talousosaston asia. Todellisuudessa jokainen työntekijä vaikuttaa yrityksen talouteen päivittäin. Myynti vaikuttaa liikevaihtoon, asiakaspalvelu asiakaspysyvyyteen, esihenkilöt resurssien käyttöön ja johto strategisiin investointeihin. Jokainen työtehtävä tuo siten oman osansa yrityksen menestykseen. Talousluvut ovat kuin veriarvoja, jotka kertovat yrityksen terveydentilan. Jokainen työntekijä yrityksessä ja yrityksen lähipiirissä asiakkaat, omistajat, rahoittajat ja viranomaiset haluavat tietää miten terve yritys on ja onko sillä kykyä toimia kannattavasti myös tulevaisuudessa. Siksi talouslukuja tulee kertoa avoimesti kuten me Evantiassa teemme. Se luo turvallisuutta, kun tietää missä mennään.
Maailma muuttuu vauhdilla. Kukaan ei pysty ennustamaan kaikkea, mutta terve taloudenpito parantaa yrityksen kykyä selviytyä muutoksista. Kun yrityksellä on vakaa kassatilanne, realistinen budjetointi, kannattava liiketoiminta ja selkeä näkemys tulevaisuudesta, se pystyy tekemään päätöksiä rohkeammin myös epävarmoina aikoina. Terve talous mahdollistaa henkilöstön hyvinvoinnin ja työpaikat, asiakkaiden palvelemisen ja pitkäjänteisen kasvun ja menestyksen
Kirjoittaja työskentelee Evantiassa talousjohtajana
Kommentit